Ce acte trebuie să păstreze bugetarii înainte de aplicarea noii legi a salarizării: pot fi decisive dacă apar erori și contestații
Noua Lege a salarizării va aduce, pentru angajații din sectorul public, nu doar o nouă grilă, ci și o amplă operațiune de reîncadrare.
Funcțiile, gradele, vechimea, salariile de bază și componentele veniturilor vor fi raportate la noile reguli.
Tocmai de aceea, înainte de aplicarea noilor reglementări, fiecare bugetar ar trebui să își organizeze propria arhivă profesională.
Deciziile de încadrare, actele adiționale, adeverințele de vechime, documentele privind sporurile sau fluturașii de salariu pot deveni probe esențiale dacă apar erori la recalculare.
Primul document: actul de numire sau contractul de muncă
Pentru salariații contractuali, contractul individual de muncă este documentul de la care trebuie să înceapă dosarul personal.
Citește și: Cum se va calcula salariul bugetarilor potrivit noii legi a salarizării: formula completă, de la brut la net
În cazul funcționarilor publici și al altor categorii de personal pentru care raportul de serviciu se stabilește prin act administrativ, importante sunt decizia sau actul de numire și documentele ulterioare de modificare a încadrării.
Aceste acte arată funcția ocupată, nivelul studiilor, durata timpului de lucru și alte elemente ale raportului de muncă sau de serviciu.
La fel de importante sunt actele adiționale și deciziile ulterioare de reîncadrare, pentru că ele reconstruiesc evoluția profesională a angajatului.
Deciziile de salarizare și de acordare a sporurilor
Un alt dosar important este cel al documentelor prin care au fost stabilite drepturile salariale.
Citește și: Cum este răsplătită vechimea în noua lege a salarizării: când crește automat salariul bugetarilor
Merită păstrate deciziile de salarizare și reîncadrare, precum și actele prin care au fost acordate sporuri, majorări, indemnizații sau alte drepturi.
Proiectul noii legi modifică arhitectura salarizării publice și modul în care sunt tratate unele componente ale remunerației.
De aceea, vechile decizii vor permite angajatului să compare situația existentă înainte de reformă cu încadrarea realizată ulterior.
Asta nu înseamnă însă că orice spor primit anterior va trebui păstrat automat.
Drepturile salariale ale bugetarilor sunt stabilite prin lege, iar noul act normativ poate modifica pentru viitor structura remunerației.
Fluturașii de salariu: mici hârtii care pot deveni foarte utile
Chiar dacă mulți angajați îi aruncă imediat după ziua de salariu, fluturașii merită păstrați, în special cei din lunile dinaintea aplicării noii legi.
Ei permit verificarea salariului de bază, a sporurilor, indemnizațiilor, reținerilor și a venitului brut și net.
Din punct de vedere juridic, fluturașul nu este însă singura dovadă a salariului plătit.
Codul muncii prevede că plata salariului se dovedește prin statele de plată și prin alte documente justificative care demonstrează efectuarea plății către salariat.
Prin urmare, dacă fluturașii lipsesc, angajatul poate cere de la compartimentul de resurse umane documentele sau adeverințele necesare pentru reconstruirea istoricului salarial.
Adeverințele de vechime pot influența direct încadrarea
Vechimea este unul dintre elementele care trebuie verificat cu mare atenție.
Proiectul publicat la 17 iulie păstrează un sistem de gradații în funcție de vechimea în muncă, astfel încât o perioadă omisă din evidențele angajatorului poate însemna inclusiv o încadrare greșită.
Din acest motiv, merită păstrate adeverințele de vechime de la actualul și de la foștii angajatori, carnetul de muncă pentru perioadele în care acesta era utilizat și orice document care certifică perioade de activitate relevante.
Pentru personalul căruia i se aplică sistemul gradațiilor, proiectul prevede șase niveluri, de la gradația 0 până la gradația 5, în funcție de vechime.
Diplomele, certificatele și documentele privind studiile
În dosarul personal ar trebui să existe și copii după diplome, certificate de absolvire și alte acte care demonstrează nivelul studiilor cerut pentru funcția ocupată.
Pentru anumite categorii profesionale pot conta și titlul științific de doctor, specializările, gradele profesionale sau alte calificări prevăzute de legislația specifică.
O diplomă care există în dosarul vechi al instituției, dar nu este preluată corect în evidențele utilizate pentru noua încadrare, poate genera o eroare care va trebui ulterior corectată.
Nu uitați de fișa postului
Fișa postului este deseori ignorată pentru că nu arată direct salariul.
Totuși, ea poate fi utilă atunci când apar probleme legate de încadrarea unei funcții sau de atribuțiile efectiv exercitate.
Merită păstrate atât fișa actuală, cât și versiunile mai vechi atunci când atribuțiile sau funcția s-au modificat semnificativ.
Evaluările profesionale ar trebui și ele arhivate
Proiectul noii Legi a salarizării pune un accent mai mare pe componenta variabilă și pe recompensarea performanței.
De aceea, angajații ar trebui să păstreze și rapoartele sau fișele de evaluare profesională anuală, calificativele obținute și eventualele documente privind atingerea unor obiective profesionale.
Acestea nu garantează automat acordarea unei viitoare prime sau majorări de performanță, deoarece condițiile vor fi cele stabilite de forma finală a legii și de normele de aplicare, dar pot constitui istoricul profesional al angajatului.
Hotărârile judecătorești privind salariul
O categorie aparte o reprezintă bugetarii ale căror drepturi salariale au fost stabilite sau recunoscute prin hotărâri judecătorești.
Aceștia ar trebui să păstreze hotărârile definitive, deciziile prin care instituția le-a pus în executare și documentele din care rezultă modul în care sumele respective au fost introduse în salariu.
În cazul unei reîncadrări, aceste situații pot necesita o analiză distinctă.
De ce contează toate aceste acte la trecerea la noua grilă
Unul dintre cele mai importante motive este posibilitatea verificării noii încadrări.
Proiectul Legii salarizării introduce o nouă structură de funcții, grade și coeficienți și stabilește o valoare de referință de 4.100 de lei pentru perioada inițială de aplicare.
Pentru angajat, important va fi să verifice dacă funcția, gradul, gradația și celelalte elemente au fost introduse corect.
Documentele vechi îi permit să compare, element cu element, ceea ce figura înainte în evidențele salariale cu ceea ce apare în noua decizie.
Ce se întâmplă dacă salariul actual este peste noua grilă
Proiectul conține un mecanism tranzitoriu pentru situațiile în care remunerația aflată în plată este mai mare decât cea rezultată din noul sistem.
Diferența este tratată printr-o compensație individuală, ceea ce urmărește evitarea unei reduceri imediate a salariului în plată.
Tocmai aici istoricul salarial devine important: angajatul trebuie să poată verifica care era salariul său înainte de reîncadrare și din ce componente era alcătuit.
Termenele de contestație pot fi foarte scurte
După emiterea noilor decizii de salarizare, angajații trebuie să verifice imediat dacă încadrarea și calculul sunt corecte.
În legislația salarizării bugetare, termenele pentru formularea contestațiilor administrative au fost, de regulă, scurte, uneori de numai câteva zile sau săptămâni.
Forma finală a noii Legi a salarizării va stabili procedura și termenul aplicabil.
Tocmai de aceea, timpul nu ar trebui pierdut atunci cu căutarea actelor prin arhiva instituției sau la Serviciul RUNOS.
Documentele necesare pentru verificarea salariului ar trebui pregătite din timp.
Erorile informatice
O operațiune de reîncadrare care privește întregul sector public presupune prelucrarea unui volum foarte mare de date.
O cifră greșită, o perioadă de vechime neintrodusă, un grad profesional omis sau o funcție echivalată incorect pot modifica rezultatul.
Instituțiile au propriile obligații privind păstrarea documentelor de personal, iar pentru salariații cu contract individual de muncă date importante se regăsesc și în REGES-ONLINE.
Angajatorul trebuie să întocmească dosarul personal și, în condițiile prevăzute de legislație, să elibereze copii ale documentelor existente în acesta.
Asta nu face însă inutilă arhiva angajatului.
Dimpotrivă: ea permite identificarea rapidă a unei neconcordanțe.
Nu așteptați apariția noii decizii pentru a căuta actele
Cel mai simplu este ca verificarea documentelor să fie făcută înainte de aplicarea noii legi.
Angajatul poate cere compartimentului de resurse umane copii ale actelor care îi lipsesc, în special deciziile succesive de încadrare și salarizare, documentele privind vechimea și actele prin care au fost stabilite diferite drepturi.
Actele importante pot fi apoi scanate și păstrate într-o arhivă digitală personală, separată de calculatorul sau adresa de e-mail de serviciu.
Practic, un dosar util ar trebui să conțină: contractul individual de muncă sau actul de numire, fișa postului, actele adiționale, deciziile de încadrare și salarizare, documentele privind sporurile, adeverințele de vechime, diplomele și certificatele relevante, evaluările profesionale, hotărârile judecătorești privind drepturile salariale și fluturașii de salariu din perioada apropiată reîncadrării.
Cel mai important document va fi noua decizie de salarizare
După aplicarea viitoarei legi, angajatul ar trebui să compare noua decizie cu documentele din arhiva proprie.
Funcția, gradul profesional, gradația, vechimea, salariul de bază și orice compensație sau componentă salarială trebuie verificate separat.
Iar dacă apare o diferență, documentele trebuie scoase din dosar imediat, nu căutate după luni sau ani.
Procedurile și termenele de contestare vor trebui urmărite în forma finală a legii, deoarece proiectul aflat acum în discuție se mai poate modifica.
Pentru unele familii ocupaționale, chiar proiectul din 17 iulie conține proceduri speciale și termene proprii de contestație, ceea ce este încă un motiv pentru ca salariatul să nu înceapă să își caute actele abia după primirea noii încadrări.
O arhivă personală nu garantează că nu va exista nicio eroare, dar poate transforma o contestație bazată pe „salariul meu era altul” într-una susținută de documente, date și sume exacte.
