Îți lipsesc actele pentru pensie, iar fostul angajator nu mai există: unde cauți adeverințele și cum le poți obține
Închiderea unei întreprinderi nu înseamnă, prin ea însăși, că documentele angajaților au dispărut sau că anii lucrați nu mai pot fi dovediți. Arhiva poate fi la un succesor, la un deținător legal ori la un operator autorizat care a preluat documentele. Problema practică este identificarea traseului acestora. Legea Arhivelor Naționale stabilește obligații privind păstrarea și transferul documentelor cu valoare practică, inclusiv cele folosite pentru dovedirea drepturilor de pensie. Identificarea deținătorului arhivei Primul pas util este alcătuirea unei fișe a fostului angajator. Citește și: Cum se contestă corect o decizie de pensie în 2026: termenul de 45 de zile și cele mai frecvente greșeli Pensionarul poate nota denumirea din carnetul de muncă, localitatea, adresa, secția, intervalul lucrat și eventualele denumiri ulterioare. O întreprindere poate să fi fost reorganizată, divizată sau preluată înainte de radiere. Cererea de căutare este mai ușor de soluționat când identifică unitatea din perioada efectivă a muncii, nu doar ultima denumire cunoscută. Obligațiile de notificare a reorganizării și a măsurilor pentru arhivă sunt prevăzute de lege. Este importantă deosebirea dintre Arhivele Naționale și operatorul care păstrează efectiv statele de plată. Arhivele Naționale nu dețin automat toate documentele tuturor firmelor desființate. În situațiile reglementate de articolul 18 al legii, documentele cu valoare istorică și cele cu valoare practică pot avea destinații diferite. Pentru adeverința necesară pensiei interesează în primul rând cine are fondul arhivistic relevant și dacă acesta include documentele pentru perioada solicitată. O informație despre existența arhivei nu echivalează cu identificarea fiecărui stat de plată. Legea prevede publicarea unor informații despre operatorii autorizați și fondurile arhivistice preluate. De aceea, o solicitare către structura competentă a Arhivelor Naționale poate urmări identificarea deținătorului, folosind datele fostei întreprinderi. Înainte de plata unei adeverințe, pensionarul poate cere operatorului să confirme că deține arhiva unității și intervalul căutat. Autorizația trebuie privită în raport cu serviciul efectiv prestat: legea distinge între servicii arhivistice, iar simpla existență a unei firme care oferă servicii nu dovedește că aceasta deține documentele dorite. Cererea pentru eliberarea actelor trebuie să descrie ce drept urmărește solicitantul să dovedească. Pentru venituri anterioare lui aprilie 2001 poate fi necesară adeverința cu venitul lunar total, conform anexei nr. 6 la Legea nr. 360/2023. Pentru grupa de muncă sunt relevante alte informații și un alt model. O cerere vagă pentru „toate actele” poate produce un răspuns greu de utilizat. Este mai precis să fie indicate perioada, numele purtat atunci și tipul documentului necesar. Cererea și costurile documentelor Deținătorii de documente au obligația să elibereze, la cererea persoanelor îndreptățite, certificate, adeverințe, copii sau extrase privind drepturile care le privesc, în termenul legal de maximum 60 de zile calendaristice. Citește și: Vouchere, tichete și bani în plus pentru pensionarii cu pensii mici: ajutoare de stat în 2026 Cererea poate fi depusă în scris sau electronic, în condițiile legii. Documentele se eliberează pe suport hârtie, prin modalitățile prevăzute de articolul 29 al Legii 16/1996. Acest termen privește emiterea actelor de către deținătorul arhivei; nu este termenul de recalculare a pensiei de către casa teritorială. Serviciile operatorilor economici autorizați pot fi contra cost, în limitele maxime stabilite anual. Pentru anul 2026, actul oficial diferențiază operațiunile administrative, cercetarea și eliberarea documentelor. Înainte de comandă, este utilă solicitarea unui deviz care să indice anii cercetați, tipul adeverinței, tarifele aplicate, TVA, dacă este datorată, și eventualele cheltuieli poștale. Plata cercetării nu garantează că documentele vor confirma toate veniturile presupuse de solicitant. Devizul și răspunsul privind existența fondului ajută la înțelegerea riscului financiar. Pentru perioadele anterioare datei de 1 aprilie 2001, carnetul de muncă rămâne o dovadă importantă a vechimii. Legea pensiilor permite și folosirea altor acte prevăzute de lege. Există o soluție specială pentru anumite cazuri de carnet pierdut sau distrus, angajator desființat și arhivă imposibil de identificat: pot fi valorificate informațiile din arhiva electronică a carnetelor de muncă, în condițiile articolului 135. Această posibilitate trebuie verificată la casa de pensii; nu înseamnă că orice document lipsă se reconstruiește automat dintr-o bază electronică. După 31 martie 2001, situația este diferită, deoarece evidența pensiilor se bazează pe declarațiile nominale. Dacă declarațiile lipsesc sau sunt greșite, soluția normală presupune corectarea acestora de către angajator. Normele de aplicare prevăd folosirea altor documente în anumite situații în care angajatorul nu mai poate depune declarația, inclusiv radierea dovedită. Prin urmare, o adeverință de arhivă și o declarație rectificativă nu sunt instrumente interschimbabile în orice împrejurare; procedura depinde de perioada și situația juridică a angajatorului. Soluțiile când dovezile lipsesc Dacă documentele nu sunt găsite, solicitantul ar trebui să păstreze răspunsurile primite și să ceară precizarea căutărilor efectuate: ce fond, ce ani și ce categorii de acte au fost verificate. Citește și: Punctele de stabilitate pot adăuga sute de lei la pensie: cine le primește și cum se calculează în 2026 Codul muncii permite reconstituirea în instanță a vechimii stabilite până la 31 decembrie 2010 pentru persoana care nu posedă carnet de muncă, pe baza înscrisurilor sau a altor probe admise de lege. Această cale are un obiect precis și nu echivalează cu inventarea salariilor ori a unei încadrări în grupă. Etapele căutării Să luăm, de exemplu, o persoană care a lucrat între 1984 și 1996 la o fabrică ce a avut două denumiri. Citește și: Indexarea pensiilor în 2027 e prevăzută în lege: ce înseamnă și cum se calculează Carnetul confirmă perioada, dar lipsesc veniturile lunare. Identificarea arhivei poate rezolva problema salariilor fără să fie necesară reconstituirea vechimii deja dovedite. Dacă arhiva conține numai o parte dintre state, documentul trebuie să reflecte acea parte. La pensie, legea distinge între dovada stagiului și dovada veniturilor folosite la punctaj. Dosarul rezultat poate cuprinde carnetul de muncă, răspunsurile privind traseul arhivei, cererea înregistrată, devizul și adeverința originală. Înainte de depunerea pentru recalculare, merită verificate numele, perioadele și baza documentară declarată de emitent. Dacă actul este valorificabil și reprezintă un element nou, efectul financiar urmează regulile recalculării la cerere, nu data închiderii firmei și nici data plății către arhivă. Astfel, căutarea documentelor și stabilirea banilor cuveniți rămân două etape distincte, legate printr-o cerere verificabilă.
